Le soumissionnaire doit respecter certaines s’il veut que sa soumission soit acceptée. Ces règles sont présentées dans une section appelée « Instructions au soumissionnaire », mais elles sont parfois directement incluses dans la rubrique « Clauses administratives générales ». Dans un cas comme dans l’autre, on retrouve les informations suivantes :

• la demande de soumissions;
• le français comme langue du commerce et des affaires;
• la définition des termes juridiques utilisés dans l’appel d’offres;
• les détails de publication et d’obtention de l’appel d’offres;
• les conditions d’admissibilité pour soumissionner;
• les documents fournis par le donneur d’ouvrage;
• les modalités de présentation de la soumission;
• la responsabilité du soumissionnaire dans l’interprétation des documents de l’appel d’offres (addendas, clauses administratives et techniques, devis, etc.);
• les modalités de dépôt de la soumission;
• les exigences concernant le prix des services professionnels;
• les dispositions visant à favoriser l’intégrité en matière de contrats;
• les règles d’adjudication (octroi) de contrats de services professionnels;
• le droit de retrait d’une offre;
• le recours à la sous-traitance et à la formation de consortiums.

Les clauses administratives générales précisent les aspects contractuels de l’appel d’offres. Les « Instructions au soumissionnaire » peuvent être incluses dans cette section, mais elles occupent parfois une rubrique distincte. On y retrouve les informations suivantes :

• l’octroi du contrat;
• les garanties d’exécution du contrat;
• les assurances pour la responsabilité civile générale et la responsabilité professionnelle;
• les questions de confidentialité et de propriété intellectuelle;
• les responsabilités du soumissionnaire quant à la conformité aux lois, règlements et normes;
• les responsabilités du soumissionnaire quant à la sécurité et à la propreté sur le chantier ainsi qu’à la protection de l’environnement;
• les modalités de paiement, de garantie et de réception des ouvrages;
• les pénalités pour retard de livraison;
• les conditions de cession et de résiliation du contrat;
• le système de pondération et d’évaluation des soumissions;
• le règlement des différends.

Les clauses techniques générales constituent en quelque sorte un cahier des charges et précisent les exigences techniques qui s’appliquent à des travaux de même nature. Par exemple, dans le cas d’une ville, on pourrait retrouver des clauses techniques générales pour :

• les bordures, trottoirs et travaux de béton;
• les conduites d’eau potable et d’égouts;
• les travaux de marquage;
• la plantation et protection des végétaux;
• la signalisation routière;
• l’éclairage et les feux de circulation.

À l’intérieur de chacun de ces cahiers, on retrouve généralement les sections suivantes :

• l’objet du cahier;
• le domaine d’application;
• les documents et les normes applicables;
• les matériaux;
• l’équipement;
• l’exécution des travaux.

Les clauses administratives particulières précisent les aspects contractuels de l’appel d’offres pour un projet précis. Généralement, ces clauses détaillent plus en profondeur certaines clauses administratives générales. On y retrouve les informations suivantes :

• l’objet du mandat;
• la présentation et la transmission de la soumission;
• une explication détaillée du système de pondération;
• la description des critères utilisés dans l’évaluation des soumissions;
• les pénalités reliées aux défauts d’exécution;
• la facturation et les modalités de paiement.

Les clauses techniques particulières constituent en quelque sorte le devis technique pour un projet précis. On y retrouve les informations suivantes :

• le contexte et les objectifs du projet;
• le mandat et l’étendue des services professionnels;
• la durée du contrat;
• la définition des services et produits livrables;
• le déroulement des phases du projet :
  • avant-projet;
  • préparation des plans et devis;
  • surveillance des travaux;
• les modalités d’exécution des travaux.

Un addenda est un document qui modifie l’appel d’offres initial du donneur d’ouvrages. Ainsi, le soumissionnaire doit toujours prendre connaissance des derniers addendas lorsqu’il élabore son offre et la dépose.

Dans le cas des organismes publics, le règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics stipule que : « Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté. »

Les annexes présentent les documents complémentaires aux clauses administratives et techniques. On peut y retrouver les informations suivantes :

• le bordereau de soumission;
• les plans;
• les documents légaux et administratifs;
• les documents d’évaluation des soumissions.