La mention du destinataire ou des destinataires précise le nom de la personne ou de l’unité administrative qui reçoit la note. La mention est en majuscules et alignée sur la marge de gauche.

Exemples

DESTINATAIRE : Monsieur Éric Maurais, ingénieur

ou

DESTINATAIRE : Service des travaux publics

ou

DESTINATAIRES : Les contremaîtres de la Direction du génie civil

La mention de l’expéditrice ou de l’expéditeur précise le nom de la personne ou de l’unité administrative qui envoie la note. Dans le cas où il y a plus d’un expéditeur ou expéditrice, la mention est au pluriel. Elle est en majuscules et alignée sur la marge de gauche.

Exemples

EXPÉDITEUR : Francis Leblond, directeur de l’assurance-qualité

ou

EXPÉDITRICE : Édith Bolduc, ingénieure

ou

EXPÉDITEURS : Les vice-présidents régionaux

La date doit être présentée sous forme alphanumérique et ne doit pas être abrégée. La mention est en majuscules et alignée sur la marge de gauche.

Exemple

DATE : Le 14 mars 2030

L’objet de la note est souvent en caractères gras ou souligné afin qu’il soit en évidence. Il résume avec précision la ou les raisons qui motivent l’envoi de la note. Il est en majuscules et aligné sur la marge de gauche.

Exemples

OBJET :            Invitation à la réunion annuelle des contremaîtres

ou

OBJET :            Formation en rédaction technique

ou

OBJET :            Date limite des demandes de financement

Le corps du texte vise la transmission du message avec clarté et concision. Il doit être bien structuré et rédigé dans un style neutre. Le texte est aligné sur la marge de gauche et peut être justifié ou non.

L’introduction consiste en un rappel des motivations de l’expéditeur et ne comporte pas de formule d’appel, comparativement à la lettre ou au courriel.

Le développement expose des faits, propose des solutions ou des décisions relatives à l’objet de la note.

Finalement, la conclusion se limite à une phrase brève sans formule de salutation.

Comme le nom de l’expéditrice ou l’expéditeur est mentionné avant le corps du texte, elle ou il peut décider d’apposer uniquement son Parafe. Le rappel de son titre n’est pas nécessaire.

Parfois, la note peut faire référence à un dossier existant. Les entreprises utilisent les références pour classer leurs dossiers et les retrouver plus facilement lorsque quelqu’un souhaite les consulter.

L’expéditeur et le destinataire peuvent avoir attribué un code de référence à cette correspondance. Il est donc essentiel de mentionner de quelle référence il est question en précisant s’il s’agit de « Notre référence » (expéditeur) ou « Votre référence » (destinataire). Pour abréger, on peut utiliser N/Référence, N/Réf et N/R ou V/Référence, V/Réf et V/R. Les références sont toujours alignées sur la marge de gauche.

Le numéro de référence n’est pas obligatoire lors de la rédaction d’une note.

Exemples

Votre référence : S1901-K | V/Référence : S-1901-K | V/Réf. : S1901-K | V/R : S1901-K

ou

Notre référence : SEG.110 | N/Référence : SEG.110 | N/Réf. : SEG.110 | N/R : SEG.110

Lorsque l’expéditrice ou l’expéditeur annexe un document (dépliant, compte rendu de réunion, facture, etc.) à sa note, elle ou il doit en informer le destinataire. On peut l’indiquer intégralement (« Pièce jointe » ou « Pièces jointes ») ou en formule abrégée (« p. j. »). La mention est alignée sur la marge de gauche.

Exemples

Lorsque l’expéditrice ou l’expéditeur envoie une copie de la note à une ou d’autres personnes, elle ou il doit l’inscrire sous la mention de la ou des pièces jointes. La mention peut être rédigée intégralement et toujours au singulier, même si l’expéditeur envoie des copies à plus d’une personne « Copie conforme » ou en formule abrégée « c.c. ».

Exemple

Copie conforme : Pierre Delaney, directeur de la production

ou

c.c. Pierre Delaney, directeur de la production

Souvent, le terme mémo est utilisé pour désigner une note. Il s’agit d’une erreur. Le terme mémo ou mémorandum désigne une note prise pour soi-même.