L’en-tête d’une lettre se trouve uniquement à la première page. Généralement, l’en-tête est imprimée sur du papier à lettres à en-tête, mais il est de plus en plus fréquent de retrouver un gabarit informatique qui l’inclut. On y trouve généralement les renseignements suivants concernant l’entreprise ou l’organisation :

• son logo,
• son adresse complète,
• ses numéros de téléphone et de télécopieur,
• ses adresses électroniques (courriel principal et site Web).

Il arrive que l’en-tête utilise également l’espace du pied de page. Cette disposition est à éviter parce qu’elle alourdit inutilement la mise en page.

Exemples

En-tête de Desjardins repéré au : https://bit.ly/2T5AQS4

Cette information est primordiale pour que le destinataire puisse se situer temporellement par rapport à la rédaction de la lettre. Il est permis d’omettre la mention du lieu de provenance de la lettre si on y fait déjà référence dans l’en-tête. Toutefois, si plusieurs adresses sont inscrites dans l’en-tête ou que l’adresse est celle du siège social et que la lettre provient plutôt d’une succursale, l’auteur de la lettre doit inclure cette information.

La date est écrite en utilisant l’expression alphanumérique (par exemple « Le 14 mars 2030 »). Elle est écrite sans ponctuation finale et ne doit pas être abrégée. De plus, l’auteure ou l’auteur n’est pas tenu d’écrire le jour de la semaine.

L’inscription du mode d’acheminement est facultative. L’auteure ou l’auteur l’écrit toujours en majuscules soulignées, aligné à gauche. Elle permet à l’expéditeur de connaître le mode d’acheminement de la lettre : par avion, exprès ou par exprès, par messagerie, par télécopie, par courriel, urgent, recommandé.

Il faut éviter le terme « enregistré » qui est un anglicisme. L’auteure ou l’auteur doit ainsi privilégier le terme français « recommandé ».

L’ajout de la nature de l’envoi est également facultatif, mais il permet de renseigner le destinataire sur le contenu de la lettre. Tout comme le mode d’acheminement, la nature de l’envoi est écrite en lettres majuscules soulignées, alignée à gauche. Ainsi, la lettre peut être accompagnée de la mention :

• Personnel : la lettre doit être remise à son destinataire directement parce que les propos qui y sont tenus sont de nature personnelle;
• Confidentiel : le contenu de la lettre est à l’attention du destinataire seulement et ce dernier ne peut en révéler le contenu à d’autres personnes;
• Sous toutes réserves : la lettre a été rédigée en fonction des renseignements disponibles à ce moment et le contenu ne peut être utilisé contre l’expéditrice ou l’expéditeur.

La vedette identifie la ou le destinataire de la lettre. Elle est alignée sur la marge de gauche et respecte les règles de l’adressage.

En plus du nom et du titre de la ou du destinataire s’y trouveront le nom et l’adresse de l’entreprise pour laquelle cette personne travaille.

Généralement, la lettre s’adresse à une seule personne. Par contre, il arrive qu’une expéditrice ou un expéditeur souhaite envoyer une lettre à un groupe de personnes, tout en confiant à l’une de ces personnes la tâche de relayer le message aux autres membres du groupe. Dans cette situation, il faut ajouter la mention « À l’attention de : » sous le nom du groupe qui forme notre destinataire.

Exemple

Lettre envoyée à une ou un destinataire unique

Lettre envoyée à un groupe de personnes

Les entreprises utilisent les références pour classer le courrier et le retrouver plus facilement lorsque quelqu’un souhaite le consulter.

L’expéditrice ou l’expéditeur et la ou le destinataire peuvent avoir attribué un code de référence à cette correspondance. Il est donc essentiel de mentionner la référence dont il est question en indiquant s’il s’agit de « Notre référence » (expéditeur) ou « Votre référence » (destinataire). Pour abréger, on peut utiliser N/Référence, N/Réf ou N/R ou bien V/Référence, V/Réf ou V/R. Les références sont toujours alignées sur la marge de gauche.

Le numéro de référence n’est pas obligatoire lors de la rédaction d’une lettre.

Exemples :

Votre référence : S1901-K  |  V/Référence : S-1901-K  |  V/Réf. : S1901-K  | V/R : S1901-K
Notre référence : SEG.110 | N/Référence : SEG.110 | N/Réf. : SEG.110 | N/R : SEG.110

L’objet permet d’exprimer, en une seule ligne, le contenu de la lettre. Parfois, l’expéditeur doit utiliser deux lignes pour ajouter de la précision à son objet. L’objet est écrit en caractères gras ou soulignés et non les deux. L’objet est aligné sur la marge de gauche dans le cas d’une lettre à un seul alignement, ou au centre pour une lettre à deux ou trois alignements.

Exemples

L’appel correspond à la formule de salutation au début de la lettre. Il varie selon la personne à qui la lettre est adressée. Les titres de civilité et de fonctions requièrent une majuscule et ne sont pas abrégés. L’appel est aligné sur la marge de gauche.

L’auteure ou l’auteur d’une lettre professionnelle doit éviter l’utilisation de l’adjectif « Cher » ou « Chère », qui est réservé aux situations dans lesquelles le destinataire et l’expéditeur entretiennent des liens d’amitié.

Si l’auteure ou l’auteur ne connaît pas le nom de la ou du destinataire, il doit utiliser « Madame, Monsieur » ou « Mesdames, Messieurs ». Les mots peuvent être l’un contre l’autre ou l’un en dessous de l’autre. L’expression « À qui de droit » est réservée à la correspondance juridique.

Le corps de la lettre se situe entre l’appel et la salutation.

Ce qui motive la rédaction d’une lettre provient souvent d’un événement du passé. Ainsi, l’introduction fait référence à cet événement en rappelant à la ou au destinataire les informations pertinentes. L’introduction comprend un seul paragraphe.

Exemple :

Par la présente, nous donnons suite à votre envoi du 27 avril 2024 concernant le projet de construction de bassins de décantation et de sédimentation pour le dépôt à neige du chemin du Tremblay.

Dans le développement, l’expéditeur écrit clairement et simplement les raisons qui motivent la rédaction de la lettre. Ces raisons peuvent provenir d’une intention d’informer, d’expliquer ou d’argumenter. Le développement de la lettre peut contenir plusieurs paragraphes. Chaque paragraphe contient une seule idée.

Exemple :

Comme suite à donner à votre demande, nous vous informons que le ministère de l’Environnement et Lutte contre les changements climatiques n’exige pas de bassin de décantation lorsque les eaux de fonte de dépôt de neiges usées sont acheminées ultimement vers une usine d’épuration des eaux usées.

Par contre, comme vous l’avez mentionné à l’un de nos représentants lors d’une conversation téléphonique, si le principal projet consiste réellement en une autre activité, soit la décantation de boues de puisards de rue, les documents accompagnant la demande doivent le stipuler. Si tel est le cas, la demande doit être rédigée en vertu de l’article 22 de la Loi sur la qualité de l’environnement et non en vertu de l’article 32 de cette même loi.

La conclusion permet à l’expéditrice ou l’expéditeur d’indiquer ses attentes à la ou au destinataire et de l’amener à agir en conséquence.

Exemple :

Pour de plus amples renseignements, vous pouvez communiquer avec monsieur Hugo Chamberland, ing. au 418 521-3861, poste 9990784.

L’expéditrice ou l’expéditeur doit toujours reprendre la formule d’appel -au début début de la lettre- lors de la salutation qui la termine. Ainsi, si la lettre commence par « Monsieur le Directeur », cette formule sera reprise dans la salutation. L’auteure ou l’auteur de la lettre peut utiliser quelques formules établies pour la salutation comme :

• Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées;
• Je vous prie d’agréer, Madame la Gouverneure générale, l’expression de mon profond respect;
• Je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations les meilleures;
• Je vous prie de recevoir, Maître, mes plus cordiales salutations;
• Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à mes sentiments les meilleurs.

Pour connaître la formule de salutation à utiliser selon la situation, consulter Le français au bureau.

La signature d’une lettre présente le nom complet de l’expéditrice ou de l’expéditeur, son titre et sa signature manuscrite. De nos jours, les images provenant de la numérisation d’une signature sont répandues et acceptées. D’ailleurs, l’Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ) permet de souscrire à une signature numérique certifiée par l’Ordre et qui permet de protéger l’intégrité d’un document électronique et confirmer l’identité de l’auteur.

Les mentions par intérim ou p.i. permettent d’indiquer que l’expéditrice ou l’expéditeur occupe des fonctions par intérim. De même, les mentions par procuration, pour ou p.p. permettent d’indiquer que l’auteure ou l’auteur a l’autorisation de signer à la place de quelqu’un d’autre dans la situation en cause.

Si la ou le signataire occupe un poste unique dans l’entreprise, son titre sera inscrit au-dessus de la signature manuscrite. Toutefois, si son titre est commun, il sera inscrit sous son nom nom complet en caractères d’imprimerie.

Exemples

Les initiales permettent de distinguer l’expéditrice ou l’expéditeur de la lettre de la personne qui l’a saisie. Elles sont alignées sur la marge de gauche.

Exemple

Une élue, Eva Enélection, pourrait demander à son adjoint administratif, Jean Rédige‑des‑Lettres, de saisir une lettre qui sera expédiée à l’ingénieure responsable de la coordination de la société de transport d’une ville.

Dans cet exemple, on retrouverait les initiales de l’élue en majuscules et celles de son adjoint en minuscules, séparées par une barre oblique :

EE/jrdl

Si madame Enélection avait elle-même saisi sa lettre, elle n’aurait pas été dans l’obligation d’ajouter ses initiales, mais peut le faire.

EE

Lorsque l’auteure ou l’auteur annexe un document (dépliant, compte rendu de réunion, facture, etc.) à sa lettre, elle ou il doit en informer le destinataire. Le document en question doit avoir été mentionné dans le corps du texte pour être considéré comme une pièce jointe.

Sous les initiales, il faut indiquer la pièce jointe que la ou le destinataire devrait trouver. Elle peut être indiquée intégralement (« Pièce jointe » ou « Pièces jointes ») ou en formule abrégée (« p. j. ») et est alignée sur la marge de gauche.

Exemples

Lorsque l’auteure ou l’auteur envoie une copie de la lettre à une ou d’autres personnes, elle ou il doit l’inscrire sous la mention de la pièce jointe. La mention peut être rédigée intégralement et toujours au singulier, même si l’expéditeur envoie des copies à plus d’une personne ( « Copie conforme »), ou en formule abrégée (« c.c. »). Par souci d’uniformité, il est important de rédiger les mentions pièce jointe et copie conforme de la même façon.

Exemple

Pièce jointe : Dépliants informatifs
Copie conforme : Pierre Delaney, directeur de la production

ou

p.j. Dépliants informatifs
c.c. Pierre Delaney, directeur de la production

Lorsque l’expéditrice ou l’expéditeur transmet une copie de sa lettre à une autre personne à l’insu de la ou du destinataire principal, la mention « Transmission confidentielle » est signalée uniquement sur la copie de cette autre personne. La version originale transmise à la ou au destinataire ne fera pas mention de cette transmission.

Le post-scriptum et le Nota bene ne devraient pas être utilisés en correspondance professionnelle.

Il est fréquent d’utiliser le participe présent (part. prés.). Toutefois, il est important de veiller à ce que la personne à laquelle ce participe présent se réfère soit le sujet du verbe principal de la phrase.

Exemple

Formulation fautive :

Espérant le tout conforme à vos attentes, veuillez recevoir mes salutations distinguées.

Formulation correcte :

Espérant le tout conforme à vos attentes, je vous prie de recevoir mes salutations distinguées.

Si l’auteur indique le jour de la semaine dans la date, il doit éviter la formulation fautive suivante :

Formulation fautive :

Mercredi le 19 février 2030

 Formulation correcte :

Le mercredi 19 février 2030

De plus, il faut préciser que l’indication du jour de la semaine n’est pas nécessaire, à l’exception de certains contextes.