Chaque procès-verbal est titré. Ce titre contient le nom de la réunion, la date et l’heure, le lieu où elle s’est tenue et le nom de sa présidente ou de son président.

Exemple

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration d’Ingénieurs sans frontières tenue le mardi 4 juin 2030, de 9 h 30 à 12 h, dans la salle Clark de la Maison du développement durable, sous la présidence de Mme Annie Roy.

La liste exhaustive des participantes et participants de même que des absentes et absents à la réunion doit également être présentée. Leurs noms sont inscrits en ordre alphabétique. Même s’il n’y a aucune absence, la rédactrice ou le rédacteur doit le consigner.

Exemple

Sont présents :

• Mathieu Allard
• Simon Boudrias
• Alexia Gonthier
• Annie Jalbert
• Catherine Langlois

Est absente :

• Marie-Ève Cardin

• Ouverture de la séance : résumé de la procédure d’ouverture de la réunion;
• Élection d’une présidente ou d’un président et d’une secrétaire ou d’un secrétaire de séance : les membres proposent et appuient la nomination d’une présidente ou d’un président et d’une ou d’un secrétaire (à moins que cela n’ait été déterminé à l’avance);
• Lecture et adoption de l’ordre du jour: les modifications à apporter à l’ordre du jour sont rapidement débattues, puis l’ordre du jour est adopté;
• Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente : les participantes et participants authentifient le procès-verbal de la réunion précédente après que la présidente ou le président en ait effectué la lecture.

Il y a trois types de procès-verbaux qui influenceront le résumé des discussions :

• Procès-verbal résumé ou sélectif : le rédacteur retient les faits importants et utiles pour les destinataires;
• Procès-verbal centré sur les décisions : seules les propositions et les décisions sont retenues et les discussions y menant sont écartées;
• Procès-verbal littéral ou exhaustif : les interventions et les propos sont transcrits intégralement en prenant soin d’indiquer les nom et titre de chaque participant.

Ainsi, à moins de rédiger un procès-verbal exhaustif, les échanges sont résumés. La ou le secrétaire doit transcrire les propositions et décisions de manière intégrale. Si le groupe passe au vote quant à  la prise d’une décision, le procès-verbal doit rendre compte du nombre de personnes qui se sont prononcées pour ou contre et celles qui se sont abstenues de voter.

• Date et lieu de la prochaine réunion : on décide du lieu et de la date de la prochaine réunion officielle;
• Levée de la séance : la ou le secrétaire note l’heure à laquelle la réunion s’est terminée.

Le verbe débuter est un verbe intransitif. Ainsi, il ne peut pas se construire avec un complément d’objet direct. Pourtant, il est fréquent de voir ce verbe utilisé de manière fautive dans les comptes rendus de réunion.

Exemple

Formulation fautive :

Nous avons débuté la réunion à 10 heures.

Formulation correcte :

La réunion a débuté à 10 h.