Afin de faciliter l’archivage, chaque procédure doit être identifiée. Les renseignements requis sont les suivants : un code alphanumérique composé des lettres PR (pour procédure) puis d’un numéro déterminé, un titre, le nom de la personne qui rédige le document, celui de la personne qui l’approuve (ex. : membre de la direction) ainsi que la date. Les informations s’inscrivent dans un tableau respectant le modèle standardisé de l’entreprise. De plus, comme les procédures sont mises à jour et non supprimées, l’identification précise la date de révision s’il y a lieu.

Exemple

PR-01-1111	Rédigée par Sandra Michaud
Procédure d’achat d’équipement	Approuvée par France Gagnon
	Date : 30 septembre 2030

On explique d’abord le but visé par la procédure. De quoi traite-t-elle?

Exemple

1. Objectif

Cette procédure explique les modalités d’achat de nouveaux équipements pour le laboratoire. Elle tient compte de la mise à jour de la réglementation concernant l’approvisionnement auprès de fournisseurs externes.

La date d’entrée en vigueur de la procédure est mentionnée pour que le personnel sache à partir de quand se référer à une méthode implantée dans la compagnie.

Exemple

2. Période d’application

La présente procédure entre en vigueur le 1er août 2030. À compter de cette date, le laboratoire doit veiller à son application.

Cette partie est la plus consistante, car elle fournit la séquence des tâches à effectuer en ordre chronologique. Elle évite toute ambiguïté pour minimiser les risques d’erreurs de la part de celles et ceux qui l’utiliseront. Les étapes sont décrites dans un langage neutre et au présent de l’indicatif, avec des verbes à l’infinitif ou à l’impératif.

Exemples

3. Indications

3.1 Expliquer d’abord l’usage projeté (municipal, commercial, etc.) pour le quai puis la taille des embarcations et le nombre qu’il doit recevoir.

ou

3. Indications

3.1 Expliquez d’abord l’usage projeté (municipal, commercial, etc.) pour le quai puis la taille des embarcations et le nombre qu’il doit recevoir.

La dernière partie indique les personnes qui doivent prendre connaissance de la procédure et s’y référer dans l’exercice de leurs fonctions. Les responsabilités des différents membres du personnel peuvent également être précisées, le cas échéant.

Exemple

4. Personnes concernées

Tous les membres du laboratoire doivent respecter cette procédure d’achat d’équipement. Les besoins devront être soumis à la responsable, qui veillera à consulter les catalogues des fournisseurs autorisés puis à acheminer la commande aux services financiers.