Dans un cahier des charges, les pages préliminaires incluent :

• la page de titre,
• la table des matières,
• la liste des tableaux,
• la liste des figures.

Page de titre

La page de titre est la page de présentation du document. Elle inclut :

• un titre court et pertinent qui représente le contenu du document ;
• les noms des auteurs ou de l’organisation qui ont produit le cahier des charges ;
• les numéros de référence du document ;
• la date de parution.

Table des matières

La table des matières présente les titres des divisions et des sous-divisions du document. Elle commence par l’introduction et se termine par la liste de références bibliographiques. On ne mentionne pas les pages préliminaires (table des matières, listes des tableaux, liste des figures).

On recommande de ne pas dépasser trois niveaux hiérarchiques (Ex. : niveau 1 = 1 ; niveau 2 = 1.1 ; niveau 3 = 1.1.1). Les numéros de pages sont alignés à droite et des points de suite les relient au titre.

Liste des tableaux

Un tableau est une illustration constituée de colonnes et de rangées.

Lorsque le cahier des charges contient plusieurs tableaux, on crée une liste des tableaux sur une page distincte. Elle présente les numéros et les noms des tableaux accompagnés de la page respective.

La numérotation des tableaux suit généralement une notation pseudodécimale à deux nombres. Le premier correspond au numéro de chapitre, et le deuxième, à l’ordre d’apparition dans le chapitre (Ex. : Tableau 2.3 = 3^e tableau du chapitre 2).

Lorsque le rapport comporte peu de tableaux, il n’est pas nécessaire d’inclure une liste sur une page distincte. Leurs numéros, noms et pages sont indiqués à la toute fin de la table des matières.

Dans le corps du rapport, le titre d’un tableau se trouve au-dessus de celui-ci.

Liste des figures

Une figure est une illustration qui n’est pas un tableau : dessin, schéma, photographie, diagramme, carte, etc.

Les règles énoncées pour la liste des tableaux s’appliquent aussi pour la liste des figures.

Dans le corps du document, le titre d’une figure se trouve en dessous de celle-ci.

L’introduction doit être courte et ajustée au destinataire. Un lecteur intéressé, mais non spécialiste, devrait rapidement saisir le contexte global du projet, la problématique traitée et le but du document.

On présente ensuite les grandes divisions ou la structure du rapport.

Cette section présente le contexte dans lequel le projet est né et dans lequel il sera implanté. Cela permet aux intervenants de partager une vision commune de la situation.

Ce contexte peut inclure :

• la présentation de l’organisation,
• la problématique,
• l’étendue du projet,
• l’historique des projets similaires,
• les objectifs stratégiques poursuivis par l’entreprise avec ce projet.

Cette section présente le mandat, c’est-à-dire les objectifs du projet. En considérant l’envergure du projet, les objectifs du mandat permettent aussi de clarifier l’étendue des services professionnels requis.

Dans plusieurs milieux, on entend souvent parler d’objectifs SMART ; un acronyme qui signifie que les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Toutefois, dans cette section du cahier des charges, il est préférable de ne pas mentionner d’objectifs quantifiés ni d’échéancier. Ces deux informations sont précisées dans d’autres chapitres du cahier des charges.

Il est recommandé de formuler les objectifs d’un projet en utilisant des verbes d’action à l’infinitif. Une liste de verbes d’action se trouve dans la boîte à outils de ce site.

Exemple

« Le Plan local de développement devra répondre aux principaux objectifs suivants :

• Évaluer les besoins actuels et futurs afin de dégager les principaux éléments de portrait et de diagnostic. Ils agiront comme toile de fond à l’élaboration des interventions, des mesures et d’autres actions à prendre en réponse aux situations identifiées ;

• Planifier et organiser les différentes actions, mais s’assurer de leur cohérence avec le territoire, avec les enjeux, entre les réseaux et les modes de transport, avec les orientations de planification d’aménagement et de transport, etc. ;

• Définir et proposer des solutions viables, conformes au contexte de planification élargi, notamment à l’égard du Plan de transport de la Ville de Montréal ;

• Doter l’arrondissement d’une approche et d’une politique d’ensemble répondant aux préoccupations des citoyens et autres intervenants ainsi qu’aux problématiques de transport identifiées sur le territoire. » (Ville de Montréal, arrondissement LaSalle, 2015)

Cette section présente les données nécessaires dont il faut tenir compte pour développer une solution qui répond aux besoins réels du client.

On présente d’abord les besoins. Plus ils sont bien compris et délimités, plus le cahier des charges est précis et permet d’éviter les ambiguïtés. Pour en simplifier la lecture, on classe les besoins par catégorie ou par thème ainsi que par ordre de priorité.

Les besoins doivent être exprimés en termes de fonctions et de résultats attendus, sans faire référence à une solution précise ou à la façon d’y arriver. De plus, il est préférable d’expliciter clairement toute attente que l’on tient pour acquise. Ceci évite que le prestataire de services n’ait à deviner des besoins non exprimés par le client.

Ensuite, on énonce les contraintes du projet. Celles-ci proviennent habituellement de trois sources différentes : les organismes de normalisation ou autres groupes qui font autorité, le client lui-même et finalement, les restrictions fixées par le prestataire de services.

Ces contraintes doivent être élaborées selon les aspects suivants :

• contraintes physiques,
• contraintes techniques,
• contraintes économiques,
• contraintes environnementales,
• contraintes sociales,
• contraintes humaines,
• contraintes légales.

Finalement, il peut s’avérer pertinent de présenter une revue technologique en décrivant les technologies actuellement utilisées ainsi que l’état des connaissances techniques dans ce domaine. Cela permettra de respecter les règles de l’art tout au long du projet.

Cette section présente les spécifications techniques pour lesquelles les valeurs sont fixées en traduisant les besoins en critères techniques, aussi appelés paramètres d’analyse. Puis, pour chaque critère, on fixe ensuite la valeur idéale et la marge acceptable.

Ces spécifications techniques viennent donc rendre mesurables les objectifs mentionnés initialement.

Tout comme pour les besoins, il est recommandé de formuler les spécifications en termes de fonction ou de performance et non pas selon une méthode, une technologie ou un matériau.

Cette section présente les livrables, c’est-à-dire tout produit, ouvrage ou document tangible. Certains livrables sont fournis à la fin du projet, mais il peut être pertinent d’inclure des livrables intermédiaires lorsque certaines étapes sont atteintes.

Cette section inclut l’échéancier et, dans certains cas, la liste des étapes. L’échéancier précise généralement les dates suivantes :

• octroi du mandat,
• début du mandat,
• fin du mandat,
• différentes étapes.

Un diagramme de Gantt peut accompagner l’échéancier pour en simplifier la lecture.

Cette section inclut toutes les clauses administratives qui s’appliquent dans la relation contractuelle qui lie le client au prestataire de services.

Les annexes sont les documents qui permettent d’approfondir la compréhension du cahier des charges. Elles agissent comme complément d’information et peuvent inclure des tableaux, des commentaires, des figures, des protocoles ou tout autre renseignement complémentaire. Bien qu’on y fasse référence dans le corps du rapport, le lecteur ne devrait pas avoir à consulter une annexe durant sa lecture. Chaque annexe contient un ensemble commun de documents.

La liste de références bibliographiques et la bibliographie sont deux sections distinctes.

La liste de références bibliographiques inclut uniquement les documents qui sont cités dans le cahier des charges. La bibliographie, elle, recense tous les documents qui ont été consultés, cités ou pas. Par souci de concision, un cahier des charges inclut généralement une liste de références bibliographiques, mais l’auteur pourrait choisir d’utiliser une bibliographie ou encore les deux.

Dans tous les cas, les références sont en ordre alphabétique d’auteurs et respecte les normes d’un style bibliographique, que ce soit APA (American Psychological Association), IEEE (The Institute of Electrical and Electronics Engineers) ou autres. Plusieurs institutions universitaires québécoises ont francisé ces normes.