Avis de convocation
Résumé
L’avis de convocation est un écrit administratif concis adressé aux personnes que l’expéditrice ou l’expéditeur souhaite voir présentes à une réunion ou à une assemblée. Généralement, l’auteure ou l’auteur de l’avis les convoque au moins une semaine avant l’événement.
Le terme convocation signifie que la demande de réunion est impérative. Il faut privilégier le terme invitation s’il s’agit plutôt d’une proposition et non d’une obligation.
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Composantes de l’avis de convocation
Plusieurs éléments composent l’avis de convocation. Ils sont détaillés ci-dessous.
Dans l’introduction, l’expéditrice ou l’expéditeur précise la date, le lieu, l’heure de la réunion ainsi que les participants attendus, le type de réunion et son objet.
Le développement peut comprendre un ordre du jour ou une énumération des sujets abordés lors de la réunion. Si l’ordre du jour est trop long, il sera annexé en pièce jointe.
Dans la conclusion, l’expéditrice ou l’expéditeur doit inciter les participants à assister à la réunion.
Normes de présentation
Comme l’avis de convocation peut avoir une forme autonome ou celle d’une lettre, d’une note ou d’un courriel, il n’existe pas de normes uniques pour ce type d’écrit.
Toutefois, il importe de respecter les normes de présentation suivantes.
Si l’avis de convocation est sous forme de lettre
L’auteure ou l’auteur de la lettre doit terminer son avis de convocation par une formule de salutation complète.
Exemple :
Je vous prie d’accepter, Mesdames, Messieurs, mes salutations distinguées.
Si l’avis de convocation est sous forme de note
L’auteure ou l’auteur de la note doit terminer son avis de convocation par une courte conclusion.
Exemple :
N’hésitez pas à communiquer avec moi pour de plus amples renseignements.
Si l’avis de convocation est sous forme de courriel
L’auteure ou l’auteur doit terminer son avis de convocation par une brève formule de salutation, plus simple que celle utilisée dans une lettre.
Exemple :
Cordialement,
ou
Merci de votre collaboration,
Erreurs fréquentes
Il est fréquent de voir dans un texte l’expression fautive « Il me fait plaisir », calquée de l’anglais « It makes me happy ». Cette formulation est à éviter.
Exemple
Formulation fautive :
Il me fait plaisir de vous convoquer à une réunion d’information.
Formulation correcte :
J’ai le plaisir de vous convoquer à une réunion d’information.
Il est fréquent de voir dans un avis de convocation l’utilisation fautive du verbe « apprécier ». Lorsqu’il signifie « désirer », le verbe apprécier est un anglicisme.
Exemple
Formulation fautive :
Votre présence serait appréciée.
Formulation correcte :
Votre présence serait souhaitable.
Exemples d’avis de convocation
Avis de convocation sous forme de lettre
Avis de convocation sous forme de note
Avis de convocation sous forme de courriel
Avis de convocation de l’Ordre des ingénieurs du Québec
Sources
- Guilloton, N. & Cajolet-Laganière, H. (2014). Le français au bureau (7e éd.). Québec, Qc: Les publications du Québec.
- Malo. M. (1996). Guide de la communication écrite : au cégep, à l’université et en entreprise. Québec, Qc: Québec/Amérique.
- Office québécois de la langue française (2020). Banque de dépannage linguistique. Repéré à http://bdl.oqlf.gouv.qc.ca/bdl/
- Ordre des ingénieurs du Québec (2020). Obtention de la signature numérique. Repéré à https://www.oiq.qc.ca/fr/jeSuis/membre/pratiqueProfessionnelle/Pages/signature-numerique.aspx