Cette section consiste en une introduction qui présente le contexte de la situation actuelle et la nécessité du projet. Plus qu’un simple résumé, la compréhension de la situation démontre que le soumissionnaire saisit les besoins réels du client et qu’il reconnaît les différents enjeux liés au projet.

Cette section permet de traduire les besoins du client en termes d’objectifs. Dans certains cas, les objectifs d’un projet sont déterminés avec précision par le donneur d’ouvrage, mais à d’autres moments, ce sera au soumissionnaire de les établir afin de répondre aux besoins identifiés.

En considérant l’envergure du projet, les objectifs du mandat permettent aussi de clarifier l’étendue des services professionnels requis. Ceux-ci sont détaillés dans le plan de travail.

Il est recommandé de formuler les objectifs d’un projet en utilisant des verbes d’action à l’infinitif. Cliquez ici pour consulter une liste de verbes d’action présentée dans la boîte à outils.

Exemple

Le Plan local de développement devra répondre aux principaux objectifs suivants :

• Évaluer les besoins actuels et futurs afin de dégager les principaux éléments de portrait et de diagnostic. Ils agiront comme toile de fond à l’élaboration des interventions, des mesures et d’autres actions à prendre en réponse aux situations identifiées;

• Planifier et organiser les différentes actions, mais s’assurer de leur cohérence avec le territoire, avec les enjeux, entre les réseaux et les modes de transport, avec les orientations de planification d’aménagement et de transport, etc.;

• Définir et proposer des solutions viables, conformes au contexte de planification élargi, notamment à l’égard du Plan de transport de la Ville de Montréal;

• Doter l’arrondissement d’une approche et d’une politique d’ensemble répondant aux préoccupations des citoyens et autres intervenants ainsi qu’aux problématiques de transport identifiées sur le territoire.

Le plan de travail présente la démarche préconisée par le soumissionnaire pour atteindre les objectifs et les exigences du projet. Cette section n’inclut pas de prix. La démarche inclut les éléments suivants :

• la méthodologie et les techniques privilégiées, en tenant compte des contraintes,
• les raisons et les avantages de choix techniques,
• la faisabilité et les problèmes prévus,
• les livrables,
• les tâches à réaliser,
• les délais et les ressources humaines pour chacune des tâches, notamment le recours à la sous-traitance,
• le support à la clientèle et l’assistance technique.

Il incombe au soumissionnaire de s’assurer que sa demande respecte toutes les exigences obligatoires de l’appel d’offres, sans quoi sa soumission pourrait être rejetée ou pénalisée dans le barème d’évaluation. Les exigences obligatoires sont, le plus souvent, exprimées à l’aide de verbes conjugués tels que « doit » ou « devrait ».

L’appel d’offres pourrait aussi faire référence à des « exigences non obligatoires ». Celles-ci sont alors souhaitées, mais optionnelles. Elles sont identifiées par le verbe pouvoir : « peut », « pourrait ». Généralement, le soumissionnaire peut adresser une demande d’information au donneur d’ouvrage durant la période de l’appel d’offres afin de clarifier certains points.

De plus, dans le cas d’un appel d’offres public, la Loi sur les cités et villes exige que les municipalités décrivent les spécifications techniques « en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle plutôt qu’en termes de caractéristiques descriptives ». Le plan de travail doit donc démontrer qu’il répond aux besoins de la municipalité en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle.

Le calendrier de réalisation présente, à l’aide d’un tableau, les différentes étapes de l’implantation du travail, le délai de réalisation, les ressources humaines affectées et leur rôle, ainsi que les livrables.

Dans bon nombre d’appels d’offres, la pondération reliée à l’équipe proposée est parmi les plus élevées. Ceci s’explique par le fait que le donneur d’ouvrage valorisera souvent la compétence technique pour ce type de projet, la disponibilité, la gestion des coûts et la communication.

En premier lieu, les diverses certifications détenues par l’entreprise sont présentées.

En second lieu, une description rigoureuse du chargé de projet est fournie. Celle-ci inclut le nom, titre, diplômes, certifications, ordre professionnel, années d’expérience, réalisations et autres informations démontrant sa compétence.

Ensuite, les autres membres de l’équipe sont présentés plus succinctement.

Finalement, une description des ressources externes est aussi présentée. Pour les sous-traitants qui jouent un rôle majeur dans le projet, une présentation du chargé de projet semblable à celle du chargé de projet du soumissionnaire est préférable. Dans tous les cas, on doit préciser les licences et les tâches dont le sous-traitant est responsable pour le mandat.

Les curriculum vitae des principaux intervenants figurent généralement en annexe.

Le prix de la soumission est uniquement indiqué dans cette section. Le prix est généralement ventilé de manière suffisante, notamment par tâche, par étape ou par service. Il est exprimé en dollars canadiens.

Le prix de la soumission pourrait aussi inclure les subventions disponibles. Le soumissionnaire est généralement invité à se charger des démarches pour leur obtention.

Comme le prix de la soumission constitue un engagement irrévocable, le soumissionnaire a la responsabilité de vérifier s’il doit inclure ou non la taxe fédérale sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ).

De plus, le soumissionnaire doit s’assurer d’inclure les frais de permis, douanes, certificats et autres frais afférents dans le prix de sa soumission.

Les annexes présentent les documents complémentaires aux sections technique, administrative et financière.

En complément de la partie technique, on peut y retrouver :

• le plan de surveillance et de la gestion de la qualité,
• le plan de santé et sécurité,
• le plan d’urgence,
• la politique et le système de gestion environnementale,
• les spécifications techniques de certains équipements.

En complément de la partie administrative, on peut y retrouver :

• le bordereau de soumission,
• le formulaire de statut juridique,
• la déclaration du soumissionnaire,
• le cautionnement de soumission,
• diverses lettres d’engagement,
• les curriculum vitae de l’équipe proposée.