Adresse du destinataire

Il faut inscrire l’adresse électronique du ou des destinataires concernés directement dans le champ « À » du logiciel utilisé.

Copie conforme

Les personnes ajoutées en copie conforme d’un courriel reçoivent celui-ci pour information seulement; une réponse n’est pas attendue de leur part. Leur adresse s’inscrit dans le champ Copie conforme, abrégé en CC, Cc ou cc dans les différents logiciels. La nétiquette demande de limiter le nombre de personnes en copie conforme à celles devant être tenues au courant de la progression d’un dossier, par exemple. Inclure trop de gens pourrait embarrasser le ou les destinataires.

Copie conforme invisible

Cette option permet l’envoi d’un courriel à une ou plusieurs personnes de façon confidentielle, puisque les adresses électroniques inscrites dans le champ identifié par l’abréviation CCI, Cci ou cci n’apparaissent pas pour les destinataires principaux ni ceux en copie conforme.

Objet

Les ingénieurs reçoivent de nombreux courriels chaque jour. Il faut donc rédiger l’objet avec clarté et concision puis s’assurer qu’il reflète avec justesse le message. Ceci permettra aux destinataires de se faire une idée et de vérifier la priorité de l’information. L’objet doit commencer par un nom plutôt que par un verbe et éviter les mots vagues tels que « Communiqué » ou « Nouvelles ». Afin de faciliter l’archivage et les recherches ultérieures dans la boîte de réception, il est recommandé d’uniformiser la rédaction de l’objet des courriels concernant un même sujet. Enfin, il ne prend jamais de point final.

La formule d’appel s’adapte au contexte de communication de même qu’au destinataire. Est-ce que la personne à qui l’on écrit est une collègue de longue date? Un membre du conseil d’administration? La formule varie selon la formalité de l’échange. Hormis lors d’un échange répété de courriels dans un bref délai, son usage est recommandé, car il s’agit d’une marque de politesse.

Quand le prénom du ou de la destinataire ne permet pas de savoir si l’on écrit à une femme ou à un homme, ex. : Maxime, la rédaction épicène propose de débuter par « Madame, Monsieur, », les deux appels présentés sur une même ligne. Il arrive aussi que l’on ne connaisse pas le destinataire, ou encore que le courriel s’adresse à plusieurs personnes. On peut alors opter pour l’une des formules ci-dessous, et ce, sans le patronyme (nom de famille).

• Madame,
  Monsieur,
• Mesdames,
  Messieurs,
• Bonjour,
• Bonjour à toutes et à tous,

Toutefois, si son titre de fonction est connu, on peut le préciser.

• Madame la Présidente-Directrice générale,
• Monsieur le Directeur,

Lorsque l’appel est une phrase sans verbe, il se termine par un point final.

• Bonjour, Madame.
• Bonjour, Robert.

Néanmoins, l’appel débutant par « Bonjour » suivi du prénom et d’une virgule (ex. : Bonjour Robert,) est aussi correct et répandu. Enfin, l’utilisation de l’adjectif « Cher » ou « Chère » convient à un contexte plus amical que formel.

• Chère collègue,
• Cher Sébastien,

À la suite de la formule d’appel choisie, le premier paragraphe commence après un saut de ligne et par une majuscule. Il offre une brève mise en contexte afin de situer le ou la destinataire. Ce paragraphe explicite l’objet du courriel. Si des documents sont joints, il faut le mentionner.

Exemple

J’ai le plaisir de vous inviter à la prochaine assemblée générale de notre association qui aura lieu le 15 juin 2030. Les informations concernant le lieu et l’heure seront communiquées sous peu. Un projet d’ordre du jour et le procès-verbal de la dernière assemblée se trouvent en pièces jointes.

Un courriel comprend un seul message; s’il y en a plusieurs, il faut rédiger un courriel pour chacun. Si une question est posée au ou à la destinataire, par exemple, pour solliciter une réponse, on rédige un deuxième paragraphe. Ce dernier sert aussi à communiquer des informations complémentaires.

Exemple

J’en profite pour vous informer que le montant de la cotisation annuelle est maintenant de 75 $. Si vous n’avez pas encore payé cette somme, vous serez invité à l’acquitter sur place auprès de madame Denise Deschamps, trésorière. L’argent comptant et les chèques personnels sont acceptés.

La conclusion consiste en une phrase exprimant la cordialité de l’échange ou permettant de réitérer un souhait. C’est l’occasion de remercier le ou la destinataire de l’attention portée au message.

Exemple

J’espère que vous pourrez vous joindre à nous lors de cette assemblée qui promet d’être riche en discussions.

Tout comme l’appel, la formule de salutation est requise, sauf s’il s’agit d’un échange répété et rapide de courriels entre deux personnes. Elle doit également s’adapter au contexte de communication de même qu’au ou à la destinataire. Généralement, la formule de salutation d’un courriel est plus courte que celle d’une lettre et se termine par une virgule. Toutefois, dans un contexte formel, il est possible d’opter pour une salutation plus longue. Si elle prend la forme d’une phrase verbale, elle se termine par un point.

Exemples formels

• Je vous prie de recevoir mes plus cordiales salutations. (phrase avec verbes)
• Salutations distinguées,
• Meilleures salutations,
• Sentiments distingués,
• Respectueusement,

Exemples plus personnels

• Cordialement,
• Amitiés,
• Merci,

La signature inclut le nom complet du ou de la signataire du courriel, suivi de sa fonction ou de son titre, de ses coordonnées postale et téléphonique. Puisque l’adresse électronique de la personne rédigeant le courriel apparaît dans l’en-tête, on peut l’omettre. Il est néanmoins judicieux de fournir celle du site web de l’entreprise.

Exemple

Jacinthe Desmarais
Ingénieure
Département de génie électrique
École de technologie supérieure
Université du Québec
1100, rue Notre-Dame Ouest, bureau 2222
Montréal (Québec) H3C 1K3
514-888-8888
www.etsmtl.com

La sobriété demeure de mise et aucune signature manuscrite numérisée ne doit être incluse. Le logo de l’entreprise peut être ajouté et d’autres messages concernant la confidentialité ou l’impression du courriel.

Exemple

• Ce courriel est confidentiel.

• Devez-vous vraiment imprimer ce courriel?

Les termes « émoticones » pour binettes ou « e-mail » pour courriel sont à proscrire puisqu’ils sont des anglicismes.

De plus, les termes « attachement », « fichier ci-attaché » et « fichier attaché » pour désigner une pièce jointe sont des anglicismes. Le terme adéquat est « fichier joint, pièce jointe ».